Czy niepodpisana faktura jest dowodem w sądzie?
Nieraz spotkałem się z takim właśnie pytaniem czyli czy niepodpisana faktura jest dowodem w sądzie. Sama niepodpisana ze strony dłużnika faktura nie jest żadnym dowodem. Fakturę może wystawić w handlu każdy i każdemu. Jednak gdy to mówię klientom którzy chcą zlecić windykację, to czasem niespecjalnie to do nich dociera, że to żaden dowód. Czasem któryś powie “Proszę Pana, ale przecież ja odprowadziłem od niej podatki!”. No i co z tego, czego to dowodzi? Ja Panu też zaraz wystawię fakturę np. na 5 tys. zł za wyimaginowane doradztwo biznesowe (jak tak sobie teraz gadamy) i też wrzucę ją w przychody. No i co?
Skądinąd sądy wydają nakazy zapłaty na podstawie niepodpisanych, w całości niezapłaconych faktur. Jednak od nakazu zapłaty pozwany oczywiście może wnieść sprzeciw. Co innego, gdy niepodpisana faktura jest częściowo spłacona na przykład na konto firmowe – w tytule przelewu dłużnik wpisał nr tej faktury chociaż też nie do końca, bo pozwany może stwierdzić, że uznał dług tylko w tej wysokości w której spłacił. Podobnie gdy jest pokwitowanie wpłaty gotówkowej z adnotacją, za jaką fakturę i z podpisem dłużnika.
Aha, jak bumerang wraca przy tej okazji kwestia ujęcia w kosztach faktury przez dłużnika. Po pierwsze, nie wiemy czy wpisał ją w koszty, więc ja jako windykator nie będę ze swoich funduszy wykładał na sprawę sądową a po drugie, to podobno nie jest niezbity dowód dla sądu, że pozwany ujął fakturę w kosztach. Otóż miałem jedną sprawę w której zawnioskowaliśmy o dowód z ksiąg rachunkowych pozwanego, sąd zobowiązał więc pozwanego do przełożenia, pozwany nie nic przedłożył a sąd? Sąd uznał, że to nic, bo to i tak nie jest dowód! Serio, tak było. To Sąd Rejonowy w Sosnowcu Wydział Gospodarczy tak zrobił a konkretnie oczywiście sędzia a nie budynek sądu.
Skutecznie dochodzić roszczenia na drodze sądowej można i w ogóle bez faktury, jeżeli istnieje inny dowód np. potwierdzenie odbioru usługi natomiast właśnie jakikolwiek dowód na okoliczność tego, że wierzytelność powstała, jest kluczowy jeżeli pozwany zakwestionuje przed sądem roszczenie powoda.
Mam wiele zapytań ze strony klientów o windykację należności w żaden sposób nieudokumentowanych. Ani podpisanej faktury, ani protokołu odbioru, ani dokumentu zwanego “wz” potwierdzającego wydanie towaru, ani potwierdzenia salda, ani częściowej spłaty na konto firmowe wierzyciela czyli dosłownie nic co potwierdzałoby dokonanie sprzedaży towaru, wykonanie usługi. W przypadku sprzedaży (takich przypadków jest najwięcej) wystarczyłaby jako dowód podpisana przez nabywcę – już dłużnika faktury i mielibyśmy zaakceptowany przez niego rachunek czyli dowód w sprawie jak się patrzy. Niestety często nie ma nic, a gdy dopytuję się o dowody i zwracam uwagę na to, że faktura jest niepodpisana, to prawie zawsze słyszę, zniecierpliwionym, pouczającym głosem “No przecież faktur od dawna nie trzeba podpisywać, to Pan o tym nie wie?!”
Zaktualizowano dnia 21 września 2025 r.