Termin doręczenia rozliczenia mediów we wspólnocie mieszkaniowej
Pytanie: Czy prezes wspólnoty mieszkaniowej ma jakiś okres w ciągu którego musi właścicielom dostarczyć rozliczenie za ciepło?
Odpowiedź: Ustawa o własności lokali wymaga, aby zarząd wspólnoty co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale, zwołał zebranie właścicieli i przedstawił roczne sprawozdanie z działalności oraz rozliczenie zaliczek na koszty zarządu i mediów. W ramach tego rozliczenia wspólnota musi rozliczyć pieniądze wpłacone na zakup mediów (w tym ciepła) i wykazać, jak zostały wykorzystane. Przepisy energetyczne regulują sposób rozliczania kosztów ciepła (podzielniki, ciepłomierze, powierzchnia), ale nie wyznaczają jednolitego, sztywnego terminu np. 3 miesiące na doręczenie indywidualnych kart rozliczeniowych właścicielom.
Terminy “do trzech miesięcy od końca okresu rozliczeniowego” albo “do końca pierwszego kwartału roku następnego” pojawiają się w regulaminach rozliczania kosztów ciepła/mediów uchwalanych przez wspólnoty albo w wzorcach regulaminów i umowach z firmami rozliczającymi. Przykładowe regulaminy stanowią, że rozliczenie kosztów zużycia ciepła z użytkownikami lokali następuje w określonym czasie (np. do 3 miesięcy) od zakończenia okresu rozliczeniowego, a dokumenty rozliczeniowe mają być doręczone właścicielom do końca pierwszego kwartału następnego roku.
Musisz więc sprawdzić regulamin rozliczania mediów / ciepła we wspólnocie (często załącznik do uchwały), uchwały wspólnoty dotyczące zasad rozliczeń oraz ewentualną umowę z administratorem/firmą rozliczeniową (do wglądu u zarządcy). Jeżeli regulamin przewiduje konkretny termin (np. rozliczenie w ciągu 3 miesięcy od końca okresu rozliczeniowego albo do końca I kwartału), to prezes/zarząd ma obowiązek go dotrzymać. Niezależnie od regulaminu, zarząd musi raz w roku rozliczyć się z właścicielami z pobranych zaliczek; zaniechanie lub przewlekłość może być podstawą do żądania wglądu w dokumenty i rozliczenia na piśmie, zgłoszenia uwag i żądania uzupełnienia sprawozdania na zebraniu, jak również do ewentualnego powództwa o zobowiązanie zarządu do przedstawienia rozliczeń albo zmiany zarządu.