Bezpłatna pomoc prawna

Pytanie: Jesteśmy nowo powstałą wspólnotą 3 lokale. Zaczynamy od zera i administrator takie warunki dał na początek. Czy administrator może założyć konto bankowe dla wspólnoty i być jego posiadaczem – reprezentantem. I samemu je prowadzić i samemu mieć dostęp i wgląd do konta. Nikt z włascicieli nie był w banku i nikt nie złożył podpisu pod umową ,zrobił to sam administrator. Czy takie konto założone na danych administratora z wpisaniem danych wspólnoty to konto administratora czy wspólnoty. Czy bank tutaj nie popełnił błędu i nie dochował podstawowych formalności wszystkich, czy to nie jest oszustwo. Administrator zrobił sobie uchwale na upoważnienie do założenia konta i nie ma wymienionych czynności, nazwy banku ani jakie konta zostaną założone. Czy środki na tych kontach są wspólnoty czy posiadacza rachunku reprezentanta co by było niebezpieczne dla wspólnoty. Czy taka uchwała do reprezentacji wspólnoty dla administratora to w ogóle jest możliwa do podjęcia. Bo chyba według przepisów o wspólnotach to zarząd zakłada konto bo to czynności zwykła, a sama wspólnota uchwałą daje dalsze dyspozycję kto ma przelewy robić czy ma mieć wgląd, czy kto z kim robi potwierdzenia. Czy powinniśmy na te konta wpłacać pieniądze czy założyć konto samemu i upomnieć administratora i bank że coś jest niezgodne z prawem aby mogło działać. Do tego Regon i NIP założył administrator i dane są wpisane administratora jako siedziba wspólnoty. I przelewy bankowe mają dwa adresy tak jakbyśmy mieli wspólnotę pod dwoma adresami. Czy ktoś tu nie przekracza swoich uprawnień.

Odpowiedź: Ustawa o własności lokali nakazuje, by rozliczenia wspólnoty odbywały się przez rachunek bankowy, ale nie precyzuje, czy rachunek ma być formalnie na wspólnotę czy na zarządcę. W praktyce i w orzecznictwie oraz w piśmiennictwie prawniczym przyjmuje się, że dla każdej wspólnoty powinien być prowadzony odrębny rachunek bankowy przypisany do tej wspólnoty, co zapewnia ciągłość konta niezależnie od zmian administratora/zarządu. Konto zakłada zarząd wspólnoty albo zarządca, któremu powierzono zarząd, działając w imieniu wspólnoty, a nie na swoje dane osobowe (nie na siebie). A zatem, posiadaczem rachunku w umowie z bankiem powinna być wspólnota mieszkaniowa (z jej nazwą, REGON, NIP i prawidłowym adresem), a administrator ma być tylko osobą upoważnioną do dysponowania rachunkiem (pełnomocnikiem).

Załatwienie formalności z bankiem przez administratora jest dopuszczalne, jeśli posiada ważne umocowanie od wspólnoty (umowa o zarząd, uchwała o powierzeniu zarządu albo odrębne pełnomocnictwo). Niedopuszczalne jest natomiast, aby jako posiadacz rachunku w umowie z bankiem figurował administrator (osoba fizyczna/firma), a wspólnota była tylko dopisana w rubryce “nazwa skrócona”, “opis”, czy w tytule przelewów. Wtedy faktycznie jest to rachunek administratora, nie wspólnoty. Prawidłowo bank powinien otworzyć rachunek, którego posiadaczem jest wspólnota mieszkaniowa, a administrator jest jedynie pełnomocnikiem ujawnionym na karcie wzorów podpisów. Jeżeli więc w dokumentach bankowych posiadaczem jest administrator, a nie wspólnota, to jest to konfiguracja nieprawidłowa i dla Was niebezpieczna.

Bank powinien zbadać dokumenty, z których wynika umocowanie administratora do działania w imieniu wspólnoty (uchwała o wyborze zarządu, uchwała o powierzeniu zarządu, umowa z zarządcą, pełnomocnictwo). Jeżeli bank założył rachunek na administratora bez czytelnego wskazania wspólnoty jako posiadacza rachunku lub bez należytej weryfikacji dokumentów, to można mówić o nienależytym dopełnieniu obowiązków przez bank, ale to, czy doszło do przestępstwa (oszustwa), zależy od zamiaru administratora i faktycznego wykorzystania środków. To ocenia prokurator/sąd.

Decydujące znaczenie w ocenie ma to, jak dokładnie wygląda umowa rachunku i karta wzorów podpisów – jeśli jako posiadacz figuruje wspólnota (z REGON/NIP), a administrator tylko jako pełnomocnik, to bank działał poprawnie; jeśli odwrotnie, to jest poważny błąd. Na tym etapie warto zażądać od administratora kopii umowy rachunku oraz regulaminu prowadzenia konta – bez tego nie można rozstrzygnąć definitywnie. Uchwała, która ogólnie upoważnia administratora do założenia rachunku, ale nie wskazuje banku, typu rachunku i zasad współdziałania (np. dwóch podpisów), jest wątpliwa z punktu widzenia ochrony interesów właścicieli, choć sama możliwość udzielenia takiego pełnomocnictwa wspólnocie przysługuje (właściciele mogą uchwałą określić reprezentację). Standardem jest, że wspólnota albo zarząd podejmują uchwałę/uchwały, w których wskazują bank i rodzaj rachunku, określają, kto jest uprawniony do składania dyspozycji (np. 2 osoby łącznie), ustalają zasady wglądu w konto (zarząd, komisja rewizyjna, właściciele).

Wasza uchwała (z tego, co piszesz) jest bardzo ogólnikowa i praktycznie przerzuca całą kontrolę na administratora, co rodzi ryzyko. Z punktu widzenia prawa zobowiązań i własności, środki wpłacane przez właścicieli, to środki wspólnoty (zaliczki na koszty zarządu, fundusz remontowy), nawet jeśli tymczasowo trafiają na rachunek innego podmiotu – administrator jest obowiązany rozliczyć się z tymi kwotami ze wspólnotą. Natomiast z punktu widzenia ryzyka (egzekucje, upadłość administratora, zajęcia komornicze, potrącenia) kluczowe jest to, kto jest posiadaczem rachunku – jeżeli administratorem jest rachunek, komornik jego wierzycieli może zająć także te środki. Z uwagi na powyższe, w praktyce podkreśla się, że rachunek powinien być odrębny i formalnie przypisany do wspólnoty, a uprawnieni administratorzy tylko jako pełnomocnicy do dysponowania. A zatem: co do zasady, środki materialnie należą do wspólnoty mieszkaniowej, ale jeśli rachunek jest na administratora, to prawne ryzyko jest ogromne i trzeba to jak najszybciej uporządkować.

Wspólnota mieszkaniowa powinna mieć własny REGON i NIP; ich uzyskanie (RG-1 do GUS, NIP-2 do US) jest formalnym obowiązkiem wspólnoty wykonywanym przez zarząd lub zarządcę, bez potrzeby uchwały właścicieli. Dane wspólnoty (adres) powinny odpowiadać adresowi nieruchomości/wspólnoty, a nie adresowi administratora – dopuszczalne bywa wskazanie adresu do korespondencji, ale jako adres siedziby zwykle przyjmuje się adres nieruchomości. Jeśli w przelewach widnieją dwa różne adresy, może to wynikać z błędnego zgłoszenia danych (np. wpisanie adresu administratora jako siedziby). To też warto skorygować, aby uniknąć wrażenia występowania niejako dwóch wspólnot. W tym wypadku też trzeba by sprawdzić decyzje GUS (REGON) i US (NIP) oraz zgłoszenia – i w razie potrzeby złożyć korekty.