Pełnomocnictwo dla pracownika do podpisywania dokumentów
Pytanie: Potrzebuję porady czy istnieje sposób zgodny z prawem abym mógł udzielić zgody pracownikowi aby w moim imieniu przybijał pieczątkę i podpisywał moją parafką dokumenty, będą to wyniki naszej pracy które przekazujemy klientowi (nie są to żadne umowy). Są to wyniki opracować złożonych do urzędu drogą elektroniczną. Usprawni Nam to pracę z uwagi na dużą ilość tych dokumentów.
Odpowiedź: Tak, możesz to zrobić legalnie, ale powinno to być uregulowane pisemnym upoważnieniem / pełnomocnictwem wewnętrznym oraz właściwym sposobem stemplowania i parafowania dokumentów. Przepisy kodeksu cywilnego dopuszczają działanie przez pełnomocnika – umocowanie nadaje się jednostronnym oświadczeniem (pełnomocnictwo), nie jest potrzebna umowa ani notariusz, o ile nie chodzi o czynności wymagające szczególnej formy (np. akt notarialny). Pracownik może działać w imieniu przedsiębiorcy w zakresie zwykłych czynności, jeżeli dysponuje Twoim upoważnieniem; firmy bardzo często upoważniają pracowników do podpisywania pism, zamówień czy innych dokumentów firmowych.
Sporządź pisemne upoważnienie – pełnomocnictwo, w którym jako przedsiębiorca (mocodawca) wskażesz: dane swoje i pracownika, dokładny zakres uprawnień (np. podpisywanie i opatrzenie pieczęcią wyników opracowań przekazywanych klientom oraz do urzędów drogą elektroniczną), ewentualne ograniczenia oraz czas obowiązywania. Upoważnienie nie wymaga szczególnej formy ani opłat, jeżeli dotyczy takich roboczych dokumentów (wyniki opracowań, pisma techniczne), a nie np. zawierania umów wymagających formy szczególnej; to typowa praktyka w firmach i urzędach. Dla przejrzystości warto używać pieczątki typu “z upoważnienia” i na rynku są dostępne gotowe wzory takich stempli, a ich funkcją jest jasne pokazanie odbiorcy, że pracownik działa za Twoją zgodą. Sugeruję z ostrożności, żeby pracownik nie powinien mechanicznie naśladować Twojego podpisu
Ogranicz w upoważnieniu zakres do dokumentów o charakterze technicznym / roboczym (wyniki opracowań), a jeśli kiedykolwiek miałby podpisywać umowy lub oświadczenia finansowe, rozważ odrębne, precyzyjniejsze pełnomocnictwo. Przechowuj kopię upoważnienia i, jeżeli dokumenty idą do urzędu, w razie potrzeby dołącz skan upoważnienia lub zgłoś urzędowi, że dany pracownik jest upoważniony do działania w określonym zakresie (część urzędów tego wymaga przy reprezentowaniu firmy).