Odtworzenie brakujących okresów składkowych do emerytury
Pytanie: Mąż prowadził firmy w Polsce od 1990. Potem miał przerwę i znowu odprowadzał składki. Wyliczyli Mu emeryturę, ale na podstawie ostatnich 20 lat. Jak odnaleźć resztę dokumentów potrzebnych do ponownego obliczenia wysokości świadczenia? Oni w systemie nic nie widzą. My nie mamy żadnych dokumentów – wszystkie akta spaliły się…
Odpowiedź: Najpierw złóż w ZUS pisemny wniosek o pełny wydruk z konta ubezpieczonego (wszystkie okresy ubezpieczenia, także z działalności) oraz o informację, jakie dokumenty płatnika składek są w ich bazie (np. zgłoszenia, deklaracje, raporty). Do wniosku podaj jak najwięcej danych o działalności: okresy prowadzenia, adres działalności, nr NIP/REGON, ZUS, do którego opłacano składki, formę opodatkowania. ZUS od wielu lat przechowuje dane składkowe w postaci elektronicznej; nawet jeśli w systemie brak stosownej informacji w okienku, to często po pogłębionym sprawdzeniu (archiwalne bazy, stare numery kont) można coś odnaleźć.
Ponieważ Wasza dokumentacja spłonęła, to trzeba próbować odtworzyć dane z innych źródeł. ZUS w swoim poradniku wskazuje, że w razie likwidacji firmy/dokumentacji trzeba ustalić, który podmiot przechowuje akta (archiwa państwowe, wyspecjalizowane firmy archiwalne, biura rachunkowe). Jeśli mąż korzystał z biura rachunkowego, warto sprawdzić, czy ono lub jego następca nie posiada kopii dokumentacji. Ponadto, banki – wydruki z dawnych rachunków firmowych (wpłaty składek na ZUS) mogą pośrednio potwierdzić okres i mniej więcej wysokość składek. Ponadto, Urzędy skarbowe – stare PIT-y, zeznania z działalności, decyzje podatkowe; bywają przechowywane wiele lat i mogą posłużyć jako dowód osiąganych dochodów, a więc pośrednio wysokości podstawy składek. Każdy taki dokument można dołączyć do wniosku jako tzw. inny dowód okresów składkowych i wysokości przychodu/podstawy wymiaru.
Jeżeli mimo starań, dokumentacji płacowej i rozliczeniowej nie można zdobyć, to co prawda, ZUS wymaga przede wszystkim dokumentów, ale gdy dokumentacja jest zniszczona lub niepełna, dopuszcza dowody uzupełniające, np. zeznania świadków potwierdzających fakt prowadzenia działalności w określonych latach. W takich przypadkach świadkowie (np. kontrahenci, byli pracownicy, księgowy) składają oświadczenia lub są przesłuchiwani w toku postępowania i ZUS często przyjmuje wtedy podstawy wymiaru według minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej podstawy dla przedsiębiorców z tamtych lat, jeśli nie jest się w stanie wykazać faktycznie wyższych dochodów. Dlatego warto najpierw wyczerpać możliwości uzyskania jakichkolwiek danych z archiwów, banku i urzędu skarbowego, bo to może pozwolić udowodnić wyższe kwoty.
Złóż zatem w ZUS wniosek o ponowne ustalenie kapitału początkowego (ZUS EKP) i/lub przeliczenie emerytury – powołując się na nowe dowody – formularz ZUS ERP‑6 (okresy składkowe i nieskładkowe) dokładnie opisując wszystkie okresy prowadzenia działalności. Dołącz wszystko, co uda się zdobyć, o czym wspomniałem wyżej. ZUS ma obowiązek rozpatrzyć wniosek w oparciu o całość przedstawionych dowodów i jeśli znajdą się nowe istotne informacje, powinien ponownie obliczyć świadczenie. Jeżeli ta droga okaże się wobec ZUS bezskuteczna, to poprosić o pisemną decyzję z uzasadnieniem, dlaczego nie uwzględniono danych okresów / zarobków. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w ciągu miesiąca a sąd może szerzej korzystać z dowodów (świadkowie, dokumenty pośrednie) niż sam ZUS.