Korzystanie z konta osobistego przez spółkę z o.o.
Pytanie: Czy spółka z o.o. może korzystać z konta bankowego osobistego np. członka zarządu zamiast z konta firmowego?
Odpowiedź: Zasadniczo spółka z o.o. nie powinna rozliczać się przez prywatne konto członka zarządu lub wspólnika; jako odrębna osoba prawna powinna mieć własny rachunek płatniczy – firmowy i z niego prowadzić rozliczenia, zwłaszcza z kontrahentami i organami publicznymi. Prawo przedsiębiorców wymaga, aby płatności między przedsiębiorcami oraz transakcje powyżej 15.000 zł były dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy. Dla spółek (osobowych i kapitałowych) tym bardziej przyjmuje się, że z uwagi na ich odrębną osobowość prawną w praktyce wymagane jest posiadanie rachunku firmowego; spółka nie może korzystać z prywatnych rachunków osób fizycznych tak, jak robi się to czasem w jednoosobowej działalności gospodarczej. Poradniki branżowe wskazują, że choć ustawa nie stanowi literalnie, że konto firmowe spółki z o.o. jest obowiązkowe, to jednak w przypadku spółki z o.o. założenie rachunku firmowego jest de facto konieczne dla prawidłowego funkcjonowania i spełnienia wymogów obrotu gospodarczego (m.in. split payment, biała lista VAT, płatności z innymi przedsiębiorcami).
Przepisy dopuszczają incydentalne uregulowanie zobowiązania spółki z prywatnego rachunku wspólnika (np. zapłata zaliczki na CIT albo faktury z prywatnych środków członka zarządu/wspólnika), ale nie jako stały sposób prowadzenia rozliczeń. W takich przypadkach zazwyczaj traktuje się to jako pożyczkę, dopłatę lub inne rozliczenie wspólnika ze spółką, która powinna zwrócić środki lub odpowiednio je zaksięgować; jednocześnie pojawiają się ograniczenia w zaliczaniu takich wydatków do kosztów podatkowych, jeśli warunki z art. 19 Prawa przedsiębiorców nie są spełnione.
Stałe prowadzenie rachunku obrotowego spółki na osobistych kontach zarządu (wpływy od kontrahentów, wypłaty dla dostawców, pensje itp.) rodzi bardzo duże ryzyka: podatkowe (brak kosztów, wątpliwości co do płatności powyżej 15.000 zł), cywilne (mieszanie majątku spółki i osoby fizycznej), a także problemy z bankiem, który zwykle w regulaminie zabrania używania kont osobistych do działalności gospodarczej spółek.