Kontrola zasadności L4 przez pracodawcę
Pytanie: Czy istnieje możliwość formalnego weryfikowania przez pracodawcę zasadności zwolnień lekarskich L4 pracowników i wyciągania konsekwencji? Chodzi o sytuacje, gdy to pracodawca płaci chorobowe a nie ZUS. Mamy podejrzenia co zasadności wielu zwolnień.
Odpowiedź: Pracodawca ma wyraźnie umocowane w przepisach prawo (a przy większych firmach wręcz obowiązek) kontroli zwolnień lekarskich L4 oraz możliwość wstrzymania świadczeń i wyciągnięcia konsekwencji pracowniczych, także gdy płaci tylko wynagrodzenie chorobowe z art. 92 k.p. Uprawnienie to wynika z art. 68 ustawy zasiłkowej oraz art. 92 Kodeksu pracy, a od 2026 r. uszczegółowione jest w nowym art. 68a ustawy zasiłkowej. Każdy pracodawca może kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień za okres, w którym wypłaca wynagrodzenie chorobowe ze środków własnych (czyli owe pierwsze 33/14 dni w roku). Jeżeli pracodawca jest płatnikiem zasiłków (co do zasady powyżej 20 ubezpieczonych w chorobowym), ma też prawo kontrolować okresy, za które wypłaca zasiłek chorobowy, opiekuńczy czy świadczenie rehabilitacyjne.
Kontrola dzieli się na dwie płaszczyzny, tj. sposób wykorzystywania L4 i formalną prawidłowość zaświadczenia. Jak chodzi o sposób wykorzystywania L4, to sprawdza się, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej w czasie zwolnienia, nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem (np. remont domu, wyjazdy, praca na czarno, załatwianie spraw niezwiązanych z leczeniem przy adnotacji “chory powinien leżeć”). W przypadku opieki nad dzieckiem/członkiem rodziny – dodatkowo bada się, czy są inni domownicy mogący zapewnić opiekę (poza dziećmi do 2 lat). Jak chodzi zaś o formalną kontrolę zaświadczenia, to dokonywana jest gdy zachodzi podejrzenie, że zwolnienie jest sfałszowane albo wystawione niezgodnie z przepisami: wtedy pracodawca występuje do lekarza leczącego albo ZUS o wyjaśnienia.
Kontrolę może przeprowadzić: pracodawca osobiście, osoba upoważniona imiennie (np. pracownik kadr, zewnętrzna firma) albo, w zakresie formalnym, ZUS. Kontrola może być realizowana poprzez wizytę w miejscu pobytu wskazanym na e-ZLA (dom, miejsce leczenia), weryfikację informacji z innych źródeł (media społecznościowe, świadkowie, dokumenty), a w razie wątpliwości – wnioskiem do ZUS o kontrolę lekarską i wydanie decyzji. Z przebiegu kontroli sporządza się protokół, z opisem stwierdzonych nieprawidłowości; należy go przedstawić pracownikowi do zapoznania się i ewentualnych uwag.
Jeżeli pracodawca ustali, że pracownik pracował zarobkowo lub korzystał z L4 niezgodnie z jego celem, traci on prawo do wynagrodzenia chorobowego/zasiłku za cały okres danego zwolnienia. Wypłacone już świadczenia można traktować jako nienależnie wypłacone i żądać ich zwrotu (co zwykle odbywa się przez ZUS, jeśli chodzi o zasiłek, albo przez potrącenia/roszczenie, gdy chodzi o wynagrodzenie chorobowe z art. 92 k.p.). Wykonywanie pracy zarobkowej na L4, szczególnie sprzecznej z celem zwolnienia, może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę – także w trybie dyscyplinarnym (art. 52 k.p.).
Dobrą praktyka jest wprowadzenie wewnętrznej procedury kontroli zwolnień: kto typuje, kto kontroluje, jak sporządza się protokół, jak dokumentuje się ustalenia. Typowanie do kontroli według obiektywnych kryteriów (częste krótkie L4, kolejne zwolnienia od różnych lekarzy, powtarzalne terminy itp.), aby ograniczyć zarzut dyskryminacji. Ponadto, wykorzystywanie możliwości współpracy z ZUS – zgłaszanie podejrzanych zwolnień do kontroli medycznej i formalnej, szczególnie gdy nie macie możliwości samodzielnej weryfikacji. Każdorazowo, gdy pracodawca w rozważa zwolnienie dyscyplinarne w związku z omawianym naruszeniem, sugeruje się zasięgnąć indywidualnej porady prawnej, bo tu kluczowe są konkretne dowody i okoliczności.