Ile wynosi kilometrówka w delegacji?
Pytanie: Jeżeli wykorzystuję swój prywatny samochód do celów służbowych (delegacja, itp.) jako pracownik, to w jakiej stawce zakład pracy powinien mi to refundować?
Odpowiedź: Pracodawca powinien rozliczać przejazdy prywatnym samochodem według tzw. kilometrówki, czyli liczby przejechanych kilometrów pomnożonej przez stawkę za 1 km, przy czym stawka ta nie może przekraczać ustawowego maksimum. Obowiązujące maksymalne stawki z rozporządzenia Ministra Infrastruktury (od 17.01.2023 r., nadal aktualne w 2026 r.) to: 0,89 zł/km – samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm3, 1,15 zł/km – samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3, 0,69 zł/km – motocykl, 0,42 zł/km – motorower.
Pracodawca może w umowie z pracownikiem przyjąć niższą stawkę, a nawet wyższą, ale tylko kwota do poziomu stawki z rozporządzenia stanowi koszt podatkowy pracodawcy. Zwrot kosztów może następować w formie kilometrówki – iloczyn rzeczywistych kilometrów (z ewidencji przebiegu) i stawki za 1 km albo w formie miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne, liczonego jako stawka za 1 km × ustalony limit kilometrów (np. 300, 500, 700 km – zależnie od wielkości miejscowości). Podstawą jest umowa cywilnoprawna między pracodawcą a pracownikiem o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych, w której wpisuje się stawkę oraz sposób rozliczania.