Dwa imiona a faktura
Pytanie: Jakie dane do faktury powinna podawać osoba fizyczna posiadająca dwa imiona:
A) dwa imiona obowiązkowo (tak jak w akcie urodzenia i w dokumencie tożsamości, mimo iż w życiu codziennym w kontakcie ze znajomymi / rodziną używa się tylko pierwszego imienia)
B) tylko pierwsze imię (mimo, że w akcie urodzenia i w dowodzie tożsamości znajdują się dwa imiona, to podanie drugiego imienia byłoby błędem z uwagi na to, iż w życiu codziennym w kontakcie ze znajomymi / rodziną używa się tylko pierwszego imienia)
Odpowiedź: Osoba fizyczna z dwoma imionami może podawać tylko pierwsze imię, ale najbardziej prawidłowe i bezpieczne jest używanie pełnych danych tak, jak w dokumentach (oba imiona). Ustawa o VAT wymaga, by faktura zawierała imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Przepisy nie precyzują, czy trzeba podać wszystkie imiona w dokładnie takim brzmieniu jak w akcie urodzenia – mowa ogólnie o imionach i nazwiskach. W praktyce uznaje się, że dane na fakturze mają umożliwiać jednoznaczną identyfikację osoby (imię, nazwisko, adres). Brak części danych (np. brak imienia lub podanie skróconej nazwy) zwykle traktuje się jako błąd mniejszej wagi, który co do zasady nie pozbawia prawa do odliczenia czy ujęcia faktury w kosztach, jeśli jest możliwe ustalenie tożsamości nabywcy.
Dopuszczalne są w zasadzie dwa warianty. Wariant A (dwa imiona) – najlepiej odzwierciedla dane z dokumentu tożsamości i maksymalnie ogranicza ryzyko sporów co do tożsamości (np. przy reklamacjach, sporach sądowych, w kontaktach z fiskusem). Wariant B (tylko pierwsze imię) – co do zasady nie będzie traktowany jako błąd dyskwalifikujący fakturę, jeżeli reszta danych (nazwisko, adres, ewentualnie NIP) pozwala jednoznacznie ustalić osobę; nie wynika z przepisów, że podanie drugiego imienia jest błędem tylko dlatego, że w życiu prywatnym używa się pierwszego imienia. W sensie formalnym i dowodowym (np. wobec urzędów, sądu, ubezpieczyciela) najbezpieczniejsze jest więc stosowanie pełnej formy imienia i nazwiska – czyli wariant A – ale stosowanie tylko pierwszego imienia (wariant B) nie jest z samego prawa zakazane i z reguły nie unieważnia faktury.