Dostęp dziecka do dokumentacji pracowniczej i danych o odprawie pośmiertnej po zmarłym rodzicu
Pytanie: Mając akt dziedziczenia notarialny, byly pracodawca mojej zmarlej mamy udostepni mi kopie całej dokumentacji pracowniczej? Chodzi mi o dokumenty z wynagrodzeniem, ubezpieczeniem, ile ojciec dostał po mamie odprawy pośmiertnej bo my dzieci juz pełnoletnie. Czy bedzie w takiej dokumentacji to czy mama nalezala do jakiegos ofe itp Czy taka dokumentacja/akta będą zawierać wszystko?
Odpowiedź: Zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej, w razie śmierci pracownika prawo do odbioru dokumentacji oraz do wydania kopii całości lub części akt przysługuje m.in. dzieciom własnym, dzieciom małżonka oraz dzieciom przysposobionym. Oznacza to, że jako pełnoletnie dziecko masz ustawowe prawo zażądać od byłego pracodawcy kopii dokumentacji pracowniczej mamy. We wniosku do pracodawcy możesz powołać się na to uprawnienie i dołączyć akt zgonu mamy oraz dokument potwierdzający Twoje pokrewieństwo (np. odpis aktu urodzenia).
Standardowe akta osobowe i dokumentacja pracownicza obejmują m.in.: umowę o pracę, aneksy, zakres obowiązków, świadectwo pracy, informacje o wynagrodzeniu i jego zmianach, listy płac, ewidencję czasu pracy, dokumenty dotyczące urlopów, zwolnień i nieobecności. Znajdziesz tam więc dane o podstawie wynagrodzenia, dodatkach, nagrodach, a także o okresach zatrudnienia i podleganiu ubezpieczeniom społecznym. Niektóre z tych dokumentów mogą wskazywać też, jakie składki i od jakiej podstawy były opłacane, co pośrednio ukazuje sytuację ubezpieczeniową mamy, choć szczegółowe dane o kontach w ZUS są w ZUS, nie u pracodawcy.
Odprawa pośmiertna jest świadczeniem z Kodeksu pracy wypłacanym rodzinie pracownika w razie jego śmierci w czasie trwania stosunku pracy lub w okresie pobierania zasiłku chorobowego. Pracodawca dokumentuje jej wypłatę w swoich dokumentach płacowych (listy płac, dyspozycje przelewu, dokumenty kasowe itp.). Jeżeli odprawa została wypłacona tylko małżonkowi, informacja o kwocie i odbiorcy powinna wynikać z dokumentów płacowych pracodawcy, które wchodzą w skład dokumentacji płacowej. Nie zawsze w samych aktach osobowych, ale jest to ta sama dokumentacja pracownicza w szerokim rozumieniu. Możesz więc we wniosku do pracodawcy domagać się kopii dokumentacji pracowniczej matki oraz zaświadczenia o wypłaconej odprawie pośmiertnej – z wyszczególnieniem kwoty, daty wypłaty i osoby bądź osób, którym ją wypłacono. Przepisy o odprawie pośmiertnej przewidują, że jest ona dzielona między uprawnionych członków rodziny (małżonek, dzieci, inni uprawnieni), przy czym dzieci muszą spełniać warunki do renty rodzinnej (wiek, nauka, niezdolność do pracy). Jeżeli w momencie śmierci byliście już dorośli i nie spełnialiście warunków do renty rodzinnej, to odprawę mógł otrzymać tylko ojciec jako jedyny uprawniony.
Z kolei członkostwo w OFE, PPE czy PPK wynika z danych w ZUS i w danym funduszu, a nie z samej dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych mogą się ewentualnie znaleźć formularze zgłoszeniowe, oświadczenia o wyborze OFE lub przystąpieniu do programu pracowniczego, ale nie jest to regułą i zależy od praktyki kadr. Aby mieć pewność, to ZUS może potwierdzić, czy mama była członkiem OFE i do którego funduszu trafiały składki emerytalne. Informacje te możesz uzyskać na podstawie jej numeru PESEL i aktu zgonu. Sam fundusz OFE/PPK prowadzi konto zmarłej osoby i na podstawie przepisów o dziedziczeniu środków emerytalnych udziela informacji spadkobiercom / osobom uprawnionym po przedstawieniu aktów dziedziczenia.