Długoterminowy najem pojazdu na firmę z branży IT
Pytanie: Czy mając jednoosobową działalność gospodarczą, która nie jest związana z przemieszczaniem się tj. kody 63.12.Z – Działalność portali internetowych, 62.01.Z – Działalność związana z oprogramowaniem, mogę na moją firmę wynająć długoterminowo samochód? A także czy mogę się nim przemieszczać w sprawach osobistych, pod warunkiem oczywiście, że nie będę rozliczał na firmę faktur za paliwo w ramach przemieszania się w sprawach osobistych?
Odpowiedź: Przepisy nie uzależniają możliwości wynajmu auta od rodzaju PKD, lecz od tego, czy samochód ma realny związek z działalnością (dojazd do klientów, spotkania, zakupy sprzętu, dojazd do biura/co‑worka itd.). Działalność IT / portale internetowe spokojnie uzasadnia posiadanie auta (spotkania, delegacje, zakupy, załatwianie spraw firmowych).
Jeżeli z góry zakładasz, że samochód będziesz użytkował zarówno służbowo, jak i prywatnie (tzw. użytek mieszany), to do kosztów PIT możesz zaliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych (paliwo, serwis, myjnia, opony, opłaty za autostrady itd.). Jak chodzi o VAT (jeżeli jesteś czynnym podatnikiem), to odliczasz 50% VAT od najmu i eksploatacji. Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) przy użytku mieszanym. Limit 150.000 zł (dla osobówek) ogranicza wysokość rat/najmu zaliczanych do kosztów – powyżej tej wartości koszty odejmowane są proporcjonalnie. Twoje prywatne przejazdy są wtedy legalne podatkowo, tyle że kosztowo konsekwencją tego są właśnie 75% kosztów i 50% VAT, a nie 100%.
Jeśli chciałbyś teoretycznie rozliczać 100% kosztów, to musisz zadeklarować, że auto jest wyłącznie firmowe i sporządzić regulamin/zasady używania oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) dla VAT i PIT. Wtedy możesz odliczać 100% VAT i 100% kosztów (do limitów dotyczących wartości auta). W takim wariancie nie wolno używać samochodu prywatnie, ponieważ podważy to 100% odliczeń.
Przepisy nie wymagają, żebyś oddzielał paliwo na cele prywatne i służbowe na poziomie faktur, o ile auto jest formalnie w użytku mieszanym – po prostu wszystkie wydatki eksploatacyjne (łącznie z paliwem) księgujesz w 75% i odliczasz 50% VAT. Jeśli chcesz być ostrożniejszy i paliwa w ogóle nie księgować, to możesz, ale wtedy z punktu widzenia skarbówki masz po prostu mniej kosztów; sam fakt, że autem jeździsz prywatnie, nadal będzie oznaczał użytek mieszany, tylko nie wykorzystujesz przysługującego limitu 75%.