Czy podpisanie dokumentów firmowych podczas urlopu ma moc prawną?
Pytanie: Czy czynności prawne związane z pracą, jak podpisywanie dokumentów, mają moc prawną jeżeli podpisuje je osoba (generalnie upoważniona) przebywając na urlopie?
Odpowiedź: Pracownik przebywający na urlopie nadal jest pracownikiem, ale jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Z tego powodu przyjmuje się, że w trakcie urlopu nie powinien wykonywać czynności służbowych, w tym podpisywać dokumentów w imieniu pracodawcy. Z punktu widzenia przepisów prawa cywilnego i administracyjnego ocenia się przede wszystkim, czy podpis złożyła właściwa osoba i czy miała umocowanie (z ustawy, z funkcji, z pełnomocnictwa/upoważnienia). Urlop nie zawiesza istnienia stosunku pracy ani upoważnień – osoba nie przestaje być dyrektorem, kierownikiem czy pełnomocnikiem tylko dlatego, że przebywa na urlopie. Dlatego czynności dokonane przez osobę, która jest uprawniona, co do zasady będą skuteczne (ważne), nawet jeśli z punktu widzenia prawa pracy nie powinno do nich dojść w czasie urlopu.
Dobrym przykładem jest stanowisko regionalnych izb obrachunkowych w odniesieniu do wójta gminy: wskazuje się, że wszystkie czynności dokonane przez wójta w czasie urlopu, a dotyczące działalności urzędu, będą ważne, bo urlop nie może zawiesić działalności organu. Zastrzega się jednak, że prawidłowo powinno się albo upoważnić zastępcę, albo formalnie odwołać wójta z urlopu.
Jeżeli pracodawca poleca pracownikowi wykonywanie pracy w czasie urlopu (np. dojechać i podpisać umowę), to mamy do czynienia z naruszeniem zasad wykorzystywania urlopu i przepisów Kodeksu pracy. Może to rodzić roszczenia pracownika (np. o uznanie, że część urlopu nie została wykorzystana albo o odszkodowanie przy odwołaniu z urlopu), ale nie powoduje nieważności podpisanego dokumentu.
Reasumując, z punktu widzenia drugiej strony umowy/kontraktu liczy się, że podpisała ją osoba faktycznie umocowana, a nie to, czy dokonała tego w czasie urlopu, czy w godzinach pracy. Ewentualne naruszenia rozlicza się w relacji pracownik–pracodawca, a nie na poziomie skuteczności samej czynności prawnej.