Czy firma ponosi koszt bezpłatnej praktyki absolwenckiej?
Pytanie: Mam biuro rachunkowe, nie zatrudniam nikogo. Jedna dziewczyna chciałaby u mnie odbyć bezpłatne praktyki absolwenckie w ramach przyuczenia do zawodu. Czy w takiej sytuacji ja ponoszę jakiekolwiek koszty? Czy trzeba taką umowę o praktyki bezpłatne gdzieś zgłaszać (np do ZUS)? Dziewczyna ma 25 lat, nie ma statusu studenta. Jak to wygląda od strony US oraz ZUS? Czy wystawiam tej dziewczynie PIT za te praktyki?
Odpowiedź: W opisanej sytuacji (bezpłatna praktyka absolwencka) co do zasady nie ponosisz żadnych kosztów składkowych ani podatkowych, niczego nie zgłaszasz do ZUS/US i nie wystawiasz praktykantce PIT.
Praktykantem może być osoba, która ukończyła co najmniej szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30 lat. Praktyka absolwencka może być odpłatna albo nieodpłatna; maksymalny czas trwania umowy to 3 miesiące. Praktyka może być zawarta z osobą fizyczną prowadzącą działalność, więc biuro rachunkowe jednoosobowe też wchodzi w grę.
Umowa o praktykę absolwencką (także odpłatna) nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, więc praktykant nie podlega z tego tytułu ZUS. W przypadku praktyki bezpłatnej brak podstaw do naliczania składek i nie zgłaszasz praktykantki do ZUS. Obowiązki zgłoszeniowe do ZUS pojawiłyby się dopiero przy zatrudnieniu na umowę o pracę / zlecenie, a nie przy klasycznej praktyce absolwenckiej z ustawy.
Przy bezpłatnej praktyce nie powstaje też po stronie praktykantki przychód, więc brak podatku, nie pobierasz zaliczek i nie wystawiasz jej żadnego PIT (ani PIT‑11, ani innego formularza). Twoje biuro nie ma w związku z bezpłatną praktyką żadnych dodatkowych obowiązków wobec urzędu skarbowego (żadnych zgłoszeń tylko z tego tytułu). Jeżeli praktyka byłaby odpłatna, to przychód praktykanta (do 26 r.ż.) mieści się w zwolnieniu z PIT do limitu 85 528 zł, ale technicznie taka umowa jest opodatkowana jako przychód, tylko zwolniony – wtedy wystawia się PIT‑11; przy nieodpłatnej praktyce ten problem nie występuje.
Ustawa wymaga, aby umowa o praktykę absolwencką była zawarta na piśmie i określała m.in. rodzaj wykonywanych czynności, czas trwania, tygodniowy wymiar godzin, miejsce odbywania praktyki oraz informację, że jest nieodpłatna. Po zakończeniu praktyki powinna Pani wystawić praktykantce zaświadczenie/świadectwo o odbyciu praktyki, ale nie zgłasza się tego do żadnego organu.