Czy agencja pracy może żądać skanu dowodu osobistego?
Pytanie: Zatrudniam się w agencji do pracy i miałam wypełnić kwestionariusz po wypełnieniu danych osobowych dostałam wiadomość od Koordynatora że do podpisania umowy będzie potrzebny skan dowodu osobistego gdy zapytałam do czego jest potrzebny skan dowodu otrzymałam odpowiedź że skan dowodu jest potrzebny do biura żeby mieli dane. Czy to jest zgodne z prawem? Czy jak to wygląda skoro dane osobowe mają już w kwestionariuszu.
Odpowiedź: Pracodawca może poprosić o dane wymienione w Kodeksie pracy: imię, nazwisko, data urodzenia, adres, wykształcenie, przebieg zatrudnienia, a po zatrudnieniu m.in. PESEL itp. Może też zażądać, abyś okazała dowód osobisty do wglądu w celu sprawdzenia, czy dane z kwestionariusza są prawdziwe. To uprawnienie do okazania dokumentu nie oznacza jednak prawa do robienia i przechowywania skanów.
Dowód tożsamości (osobisty) zawiera dużo więcej danych niż te, których pracodawca może żądać na podstawie Kodeksu pracy (np. wizerunek, numer dokumentu, obywatelstwo, część danych rodziców). Zasada minimalizacji danych z RODO wymaga, aby gromadzić tylko to, co jest niezbędne do konkretnego celu (tu: zawarcie i obsługa umowy o pracę/zlecenie). Eksperci od ochrony danych i UODO podkreślają, że kopiowanie/skanowanie dowodów osobistych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wynika to wprost z ustawy (np. przepisy AML przy dużych transakcjach, niektóre sytuacje w bankach, itp.). Co do zasady więc zwykły pracodawca lub agencja zatrudnienia nie ma ogólnej podstawy prawnej, by archiwizować skany dowodów wszystkich pracowników niejako na wszelki wypadek.
Poproś agencję o wskazanie konkretnej podstawy prawnej (artykuł ustawy), z której wynika obowiązek lub uprawnienie do przechowywania skanu Twojego dowodu, celu przetwarzania skanu i okresu przechowywania, kto będzie miał do niego dostęp (to tak naprawdę element ich obowiązku informacyjnego z RODO). Zaproponuj alternatywę: okażesz dowód do wglądu, a oni sprawdzą zgodność danych z kwestionariuszem i umową, bez wykonywania skanu czy kopii dowodu. Jeżeli naciskają, a nie podają podstawy prawnej, to możesz powołać się na zasadę minimalizacji danych z RODO i stanowisko UODO, że kopiowanie dokumentów tożsamości wymaga wyraźnej podstawy ustawowej. W razie wątpliwości można zgłosić sprawę do UODO z opisem tej praktyki agencji.