Bezpłatna pomoc prawna

Biała lista to wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, dostępny online dla każdego. Zawiera dane identyfikacyjne firmy (m.in. NIP, REGON, status VAT) oraz numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego, na które powinny trafiać płatności za faktury.

Celem białej listy jest ograniczanie wyłudzeń VAT i tzw. pustych faktur poprzez umożliwienie prostego sprawdzenia kontrahenta przed dokonaniem płatności. Dzięki niej przedsiębiorca może zweryfikować, czy wykonuje przelew na właściwe konto firmy, która faktycznie jest czynnym podatnikiem VAT. Wyszukiwarka umożliwia sprawdzenie kontrahenta po NIP, REGON, numerze rachunku bankowego albo nazwie firmy. System pokazuje status VAT (czynny, zwolniony, wykreślony, przywrócony), dane rejestrowe i listę rachunków firmowych znajdujących się w wykazie.

Jeżeli zapłacisz za transakcję powyżej 15.000 zł na rachunek, którego nie ma na białej liście, to taki wydatek co do zasady nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu w PIT/CIT. Dodatkowo płacący może ponosić solidarną odpowiedzialność z kontrahentem za zaległy VAT z tej transakcji, chyba że w terminie 7 dni zawiadomi urząd skarbowy o przelewie na inne konto (tzw. ZAW-NR). Rachunki na białą listę są zaciągane automatycznie z baz KAS po ich zgłoszeniu do urzędu skarbowego (np. na NIP‑8, CEIDG, NIP‑2). Wykaz jest aktualizowany raz dziennie, więc zmiany prawidłowo zgłoszonego rachunku zwykle pojawiają się następnego dnia roboczego.

W wykazie pojawiają się tylko podatnicy z rejestru VAT (czynni/wykreśleni itd.) oraz ich zgłoszone rachunki firmowe. Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, jest podatnikiem VAT w rozumieniu ustawy, ale wielu przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia z VAT. Podatek faktycznie płacą tylko ci, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT (złożony VAT‑R i brak zwolnienia). Firma, która w ogóle nie jest podatnikiem VAT (np. korzysta wyłącznie z ryczałtu bez VAT albo zwolnienia podmiotowego i nie była rejestrowana na VAT‑R), może w ogóle nie pojawiać się w wykazie. Można korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeśli roczna sprzedaż nie przekracza 200.000 zł (limit obowiązujący do końca 2025 r.). Można być zwolnionym przedmiotowo, jeśli prowadzi się działalność z grup zwolnionych w ustawie (m.in. część usług medycznych, edukacyjnych, finansowych). Obowiązkowa rejestracja do VAT pojawia się więc m.in. po przekroczeniu limitu obrotu albo gdy wykonujesz określone czynności, dla których zwolnienie nie przysługuje (np. usługi doradcze, prawnicze, sprzedaż określonych towarów jak elektronika czy wyroby akcyzowe). Wtedy trzeba złożyć formularz VAT‑R i stać się czynnym podatnikiem VAT.

Samo zarejestrowanie JDG w CEIDG nie wystarczy – trzeba mieć rachunek firmowy/rozliczeniowy i zgłosić go (np. przy zakładaniu działalności albo przy aktualizacji wpisu), żeby pojawił się na liście przy Twoim NIP. Jeśli rejestrujesz się jako podatnik VAT (składasz VAT‑R) i podasz rachunek firmowy w CEIDG, dane powinny zostać automatycznie pobrane do białej listy po przetworzeniu przez KAS. Masz 7 dni od założenia nowego konta firmowego na zgłoszenie go (np. poprzez aktualizację wpisu w CEIDG), w przeciwnym razie rachunek nie będzie widoczny w wykazie.

A korzystne oferty rachunków firmowych polecam tutaj.